Het is een feit dat tijden van crisis een negatieve invloed hebben op ons betaalgedrag. Onzekerheid doet ons twijfelen en een slag om de arm houden. En hoewel financiële problemen bij heel wat mensen een harde realiteit zijn, schuilt achter veel onbetaalde facturen toch nog heel vaak uitstelgedrag of een paniekreflex. Dit gedrag kan de cashflow van je onderneming plots flink onder druk zetten. Wil je je bedrijf financieel gezond houden, dan is het belangrijk om wanbetaling preventief zo veel mogelijk in te dijken. Met deze 10 tips zorg je er voor dat de stapel onbetaalde facturen tot een minimum wordt herleid. Zelfs in crisisperiodes.
1. Factureer meteen na de prestatie
Laks gedrag stimuleert laks gedrag. Neem jij het niet zo nauw met je facturen, dan mag je er zeker van zijn dat je nonchalantere klanten dat ook niet zullen doen. Door een factuur pas later te versturen, geef je bovendien het impliciete signaal dat je niet op het geld zit te wachten. Iemand die tijdelijk wat krap bij kas zit, zal hieruit concluderen dat jouw factuur de minst dringende van de stapel is. Factureer je meteen na de dienstverlening of na levering, dan zit alles bij de klant ook nog vers in het geheugen en loop je niet het risico dat hij nog wat tekst en uitleg wil of erger, dat hij vergeten afspraken gaat betwisten.
2. Verstuur een correcte factuur
Een factuur moet alles bevatten wat je klant van jou nodig kan hebben. Van de algemene voorwaarden tot de btw-gegevens, en van een glasheldere opsomming van wat je hem precies factureert tot een eenduidige betalingstermijn. Alles wat ontbreekt, zet de deur open naar bewust of onbewust uitstelgedrag. Vermijd koste wat het kost dat een klant opnieuw contact moet opnemen voor hij tot de betaling kan overgaan. Want dat zal hij pas doen als het hem uitkomt. En je kan hem dit ook niet kwalijk nemen als je hem extra werk bezorgt.
3. Beschouw de factuur als een onderdeel van je service
Soms wordt facturatie ervaren als het voeren van een “moeilijk gesprek”. Alsof de factuur iets is dat je met het schaamrood op de wangen moet versturen. Idealiter is je factuur niets meer dan een formaliteit en weet de klant vóór zijn aankoop al perfect wat erop zal staan. Maar je kan een factuur ook beschouwen als een onderdeel van je service. Een aangenaam ogende bladspiegel en een klantvriendelijke, vlotte toon zorgen ervoor dat je klant zich gewaardeerd voelt. En dan vindt hij een correcte betaling doorgaans een evidentie. Maak je het hem bovendien makkelijk door er een QR-code bij te voegen waarmee hij de betaling in een vingerknip kan regelen? Wel, dat is pas service! Toch?
4. Zorg voor een eenduidige betaaltermijn
Betaaltermijn: 30 dagen of Vervaldag: 31 mei. Hoe ingeburgerd een dergelijke manier van communiceren ook is, vanuit het oogpunt van je klant zegt dit niet expliciet genoeg wanneer het geld overgemaakt moet worden. Zeg liever vóór welke datum de factuur ten allerlaatste betaald moet worden:
—> Te betalen vóór 31 mei
—> Vervaldag: 31 mei. Bij overschrijving, gelieve de factuur ten laatste te betalen op 30 mei.
Dit zorgt voor eenduidige afspraken en het vermijdt mogelijke discussie.
5. Reik klanten met betalingsmoeilijkheden meteen de hand
Het lijkt contradictorisch, maar geef een klant die de factuur niet kan betalen de mogelijkheid om dit tijdig te melden. “Bent u niet in staat deze factuur tijdig te betalen? Contacteer ons dan zo spoedig mogelijk op het nummer +32 xxx xx xx xx.” Zo vermijd je smoesjes achteraf. Het laat je toe ook om laattijdige betalingen in een vroeg stadium te detecteren. En je opent meteen de deur naar dialoog, waardoor je gericht naar een betaling kan toewerken. Hoe langer een debiteur onder de radar blijft, hoe moeilijker de factuur te innen is.
6. Creëer een draagvlak bij de salesafdeling
Salesmensen moeten verkopen. Maar het is de bedoeling dat ze winst genereren, geen verlies. Betrek hen daarom bij je creditmanagement. Zij kennen je klant vaak beter dan wie dan ook. Als er twijfel bestaat over de kredietwaardigheid, laat hen hierbij dan ook hun verantwoordelijkheid nemen door de afspraken rond betaling mee te nemen in het salestraject. Denk aan een voorschot, een getekende offerte, een uitdrukkelijke kennisname van de algemene voorwaarden of een contante betaling. Bij effectieve wanbetaling kies je wel beter voor de professionele aanpak.
7. Bevestig zo veel mogelijk per mail
Telefonische afspraken mogen dan al wat meer blijk van vertrouwen geven, toch is een louter mondelinge overeenkomst absoluut af te raden. Vroeg of laat zit tussen die vele vertrouwensrelaties ook een mooiprater die ter kwader trouw is. En dan heb je geen poot om op te staan. Goeie afspraken maken goeie vrienden, dus er is niks mis mee om iemand te vragen alles nog even per mail te bevestigen. Komt het tot een betwisting? Dan is die bevestigingsmail meestal je wettelijke reddingsboei.
8. Laat je algemene voorwaarden controleren
Je kan iemand algemene voorwaarden laten ondertekenen, maar als de inhoud ervan niet wettelijk is, dan worden ze voor de rechtbank nietig verklaard. De wetgeving hierrond werd in 2020 nog aangepast. Dus ben je niet 100% zeker dat je algemene voorwaarden nog in regel zijn, laat ze dan zeker screenen door een expert. Bij CMA doen we dit graag voor jou. Contacteer ons hiervoor gerust!
9. Werk met een voorschot
Moet er een groot bedrag gefactureerd worden? Werk dan met een voorschot. Het voorschot zorgt er niet enkel voor dat een deel van je kosten vooraf gedekt zijn, het geldt ook als officiële bevestiging van de samenwerking. Bij een betwisting van de rest van de factuur kan een klant sowieso niet meer ontkennen dat hij initieel instemde met de aankoop.
10. Doe aan “nudging”
Nudging is het subtiel sturen van gewenst gedrag zonder dwingend uit de hoek te komen. Concreet in dit geval: je geeft je klant enkele redenen om tijdig te betalen. Nudging kan zowel op de factuur (“Wil u extra kosten vermijden, betaal deze factuur dan vóór 31 mei.”) als in de vorm van een geheugensteuntje als de vervaldatum dichterbij komt (“Herinnering: uw factuur vervalt binnen 5 dagen. Betaal zeker tijdig om onnodige kosten te vermijden.”)
Stapelen de onbetaalde facturen zich ondanks alle preventieve maatregelen toch nog stelselmatig op? Twijfel dan niet om CMA in te schakelen. Zo vermijd je dat de betaalmoeilijkheden van anderen ook jouw cashflow gaan aantasten, met alle gevolgen van dien.