Heeft je klant na verschillende herinneringsmails en telefoontjes jouw factuur nog steeds niet betaald? Dan is het tijd om een officiële ingebrekestelling te sturen.
Natuurlijk is het mogelijk dat je klant nu wel betaalt, door de duidelijke taal en het ietwat dwingende karakter. Want een ingebrekestelling is wel degelijk een eerste stap richting een externe invorderingsprocedure, die jullie waarschijnlijk allebei willen vermijden.
Reageert je klant nog steeds niet? Dan verzamel je met deze ingebrekestelling bewijs dat de andere partij zijn verplichtingen niet nakomt. Tenminste, als je kan bewijzen dat je deze ook effectief hebt verstuurd. Kies daarom altijd voor een schriftelijke ingebrekestelling en verstuur deze via een duurzame drager. Stuur je deze per mail, vraag dan zeker een aflever- en ontvangstbewijs.
Het opmaken en versturen van een ingebrekestelling kan je natuurlijk aan CMA overlaten. Maar misschien wil je in eerste instantie zelf aan de slag? Download dan de voorbeeld-ingebrekestelling van CMA en vul deze verder aan. Maar leest vooral eerst verder. Want om later als bewijs te dienen, moet je wel alle vormvereisten van de ingebrekestelling respecteren.
Een ingebrekestelling moet minstens volgende elementen bevatten:
1. De juiste contactgegevens
Zorg dat de contactgegevens van jouw klant correct op de brief vermeld staan, zo maak je een duidelijke link tussen de ingebrekestelling en de debiteur.
Natuurlijk vermeld je ook je eigen contactgegevens. Zo weet je klant aan wie te betalen, of wie hij of zij kan contacteren bij vragen.
2. Het onderwerp
Omschrijf de verplichting die je klant niet is nagekomen. Bij een onbetaalde factuur doe je dit door het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldag en het openstaande bedrag te vermelden. Heb je meerdere onbetaalde facturen, maak dan een duidelijk lijstje zoals in onze voorbeeldbrief.
3. Wat je klant moet doen
Omschrijf duidelijk wat je van je klant verwacht: de betaling van het openstaand bedrag op het opgegeven rekeningnummer. En dat vóór de nieuwe vervaldag.
4. Een nieuwe redelijke termijn
Kies een nieuwe vervaldag, minstens 2 weken na het versturen van de ingebrekestelling. Vermeld wel een precieze datum, zodat ook daar geen twijfel over bestaat.
5. Wat als jouw klant zijn belofte nog steeds niet nakomt?
Omschrijf duidelijk de gevolgen als je klant vóór de nieuwe vervaldag nog steeds niet heeft betaald. Je hebt recht op verwijlinteresten en op een forfaitaire schadevergoeding in functie van het openstaande bedrag.
6. Wat als de klant net heeft betaald
Uiteraard is het mogelijk dat de betaling en de ingebrekestelling elkaar net gekruist hebben. Voorzie daarom altijd een clausule dat je klant deze brief volledig mag negeren als hij of zij net betaald zou hebben.
Gelukkig hoef je niet van een wit blad te beginnen. Download hier onze voorbeeld-ingebrekestelling en vul deze aan met je eigen gegevens.
Wil je graag professioneel advies? Iemand die eerst nog contact neemt met je klant? Of iemand die de ingebrekestelling voor jou opmaakt en verstuurt?
We helpen je graag.
Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.