Aanmaningsprocedures

Voorkom wanbetaling met een stipte aanmaningsbrief

  • Antwoord je ook op de vraag of je consequent rappels stuurt bij onbetaalde facturen met het antwoord “soms”, “als ik tijd heb” of “op zondag”?
  • Stel je het opbellen van een klant die achterstallige betalingen heeft ook altijd uit?
  • Heb je vaak schrik om klanten te verliezen als je hen wijst op een onbetaalde factuur?

CMA kan je hierbij helpen dankzij een consequent beleid van betalingsherinnering.

Het belang van goed debiteurenbeheer

Heeft jouw onderneming te kampen met wanbetaling? De kans is groot. Volgens recente studies wordt amper één factuur op drie op tijd betaald. Bij wie er laks met wanbetaling omspringt, loopt het DSO (het gemiddelde aantal dagen dat je facturen onbetaald blijven na dienstverlening) vaak zeer hoog op. Het gevolg is een gevaarlijk dalende liquiditeit van je bedrijf. Een incassobureau wordt vaak pas ingeschakeld als de gevolgen van wanbetaling zich beginnen af te tekenen, en dan is het meestal te laat.

Het risico van een hoog DSO

Hoe hoger je DSO-ratio, hoe meer jouw bedrijf nieuwe aankopen of investeringen moet overbruggen met bedrijfskapitaal. Een te hoog DSO kan er dus voor zorgen dat je uiteindelijk geld moet gaan lenen om je core business draaiende te houden. Deze vicieuze cirkel is de oorzaak van één op vier faillissementen. Beperk dat risico door bij vervallen facturen óp de dag van overschrijding meteen te reageren met een betalingsherinnering. Want hoe langer onbetaalde facturen openstaan, des te moeilijker het wordt om ze te innen.

Zo kan CMA jou helpen

  1. We adviseren je interne diensten
    Nakijken van je procedures
    Toetsen aan het wettelijk kader
    Optimaliseren van je tools
    Actualisering van je algemene verkoopsvoorwaarden
  2. Assistentie bij je interne processen
    Inschakelen van omnichannel-oplossingen (sms, e-mail, Whatsapp, …)
    Overnemen van je outbound calls
    Onderhandelen over betalingsregelingen
  3. Volledige ontzorging door CMA
    CMA neemt de opvolging van je over na vervaldag van de factuur

Waarom een stipte betalingsherinnering zorgt voor een punctueel imago

Een betalingsherinnering (of een aanmaningsbrief) is een waarschuwingsschot dat je niet licht gaat over wanbetaling. Wie de vervaldatum uit het oog verloren was, kan enkel zichzelf wat slordigheid verwijten. Maar hij kan niet opwerpen dat hij te laat was geïnformeerd over openstaande facturen of een overschreden betalingstermijn. Dus je geeft meteen een sterk signaal en je bouwt een punctueel imago op. Dit trekt rechtschapen klanten aan en houdt notoire wanbetalers op afstand.

Aanmaning tot betaling door CMA?

CMA werkt met een efficiënt watervalsysteem van betalingsherinneringen. De druk wordt systematisch en consequent opgevoerd. En als de debiteur niet reageert op onze aanmaning tot betaling, dan gaan we over tot een minnelijke invordering. Bij CMA gaan we altijd uit van dialoog en menselijkheid. Maar we treden daadkrachtig op bij wie te kwader trouw is. Ons hoofddoel blijft altijd om je DSO zo laag mogelijk te houden en je bedrijf een gezonde cashflow te garanderen.

5 voordelen van onze aanpak bij onbetaalde facturen

  • Je totaal aantal openstaande facturen (DSO) daalt drastisch
  • Je personeel focust zich efficiënt op je core business
  • Je bouwt aan punctuele reputatie op want ons incassobureau handelt in naam van jouw bedrijf
  • Je volgt elke stap van het inningsproces op via je persoonlijke online portaal
  • Je bent zeker van een heel persoonlijke en vertrouwelijke aanpak op maat van je bedrijf

Zelf een betalingsherinnering sturen?

Blijft een factuur na de vervaldatum onbetaald? Dan kan je jouw klant correct aanmanen om te betalen door hem een betalingsherinnering te sturen. Zo merk je snel of het om een vergetelheid gaat of niet.

TIPS

  • Vraag om een onmiddellijke betaling, vermits de factuur vervallen is
  • Geef aan dat het steeds mogelijk is om contact op te nemen indien er een probleem is.
  • Spreek niet over een ‘eerste’ herinnering maar gewoon over een betalingsherinnering. Anders lijk je de klant nog wat extra tijd te geven.

Gratis modelbrief voor betalingsherinnering

Stuur mij de template per e-mail.

    Wat als je aanmaningsbrief genegeerd wordt?

    Reageert de debiteur ondanks meerdere aanmaningen niet op je communicatie? Schakel dan CMA in om een minnelijke invorderingsprocedure op te starten.

    De professionele no-nonsense houding van CMA werkt uitstekend voor Eeuwenaert. Mijn vergeetachtige klanten krijgen een zakelijke aanmaning. Zo weten ze dat ik alles correct opvolg. Maar wie slechte bedoelingen heeft, ontdekt dankzij CMA vrij snel dat niet betalen uiteindelijk nare gevolgen zal hebben. Het belangrijkste voor mij is dat ik nooit zélf in dergelijke financiële discussies terechtkom. Het is ook een rustgevende gedachte dat CMA mijn klantenrelaties nooit onnodig op het spel zet en altijd tijdig de juiste beslissing neemt.

    Jürgen Vaernewyck

    Eeuwenaert bv